L’achat ou l’acquisition d’un broyeur papier semble relativement simple en apparence, mais ce que vous ignorez probablement, c’est qu’il y a un certain nombre de choses que vous devez garder à l’esprit lors de cette entreprise pour la moins importante. En lisant notre guide d’achat, vous y trouverez un panel d’informations indispensables qui doivent être prises en compte lors de la sélection de votre destructeur.
Généralités sur les destructeurs de papier
Un destructeur de papier, est une petite machine que l’on utilise à la maison ou plus généralement au bureau pour détruire des documents papiers contenant des informations jugées sensibles par leur utilisateur et ce, tout en les réduisant en petits morceaux pour rendre impossible leur consultation une fois détruites et assurer ainsi, la préservation de leur confidentialité. Néanmoins, cela n’exclut pas toute attitude de méfiance à l’égard de la confidentialité même induit par ce genre d’outil.
Ceci dit, selon la largeur des bandelettes et de la mise en page générées par votre déchiqueteuse papier, il peut arriver que cela soit possible de reconstituer à la main et en quelques minutes, un document au format A4. Si l’on prend par exemple le cas des broyeuses qui produisent des bandelettes de 4 à 5 mm et qui constituent par ailleurs le cœur du marché, l’on constate qu’elles n’offrent qu’une confidentialité de premier degré fondée pour l’essentiel sur la dissuasion.
En réalité, plus la mise en page du document sera simplifiée et la largeur des bandelettes plus étroite ou réduite autant, il sera difficile voire impossible à quiconque de reconstituer un document après sa destruction. Peu importe ce qui suit, tout document broyé en bandelettes verticales peut cependant être reconstitué bien évidemment, il faudra un peu de patience pour y arriver.
Les termes les plus souvent employés pour désigner un destructeur de papier ou de documents sont les suivants : déchiqueteur ou déchiqueteuse, lacéreuse, machine à détruire, corbeille électrique et/ ou effilocheuse. Pour ce qui est des utilisateurs, il faut souligner que de tels appareils sont généralement l’apanage des entreprises et des organisations internationales qui s’en servent pour prévenir et éviter toute sorte d’espionnage susceptible de mettre à mal leurs intérêts et même leur survie. Toutefois, les particuliers ont eux aussi souvent recours à l’usage des déchiqueteuses pour détruire des documents sensibles afin de protéger leur vie privée et même sociale (protection contre l’usurpation d’identité à l’effet de poser des actes de fraude…).
Relativement à leur sécurité, les machines à détruire sont définies par la norme DIN 66399 en plusieurs classes et niveaux de protection qui rendent compte du niveau de sécurité attribué à telle ou telle coupe de documents. La reconstitution d’un document sera davantage plus compliquée et très laborieuse si ce niveau de sécurité est élevé.
Globalement, les différents niveaux de sécurité sont identifiés par la lettre P suivi d’un chiffre allant de 1 à 7. Celle-ci (la lettre P) indique notamment la nature des objets détruits. Quant aux différentes classes déterminées par la norme DIN 66399, elles reparties au nombre de trois :
- La classe 1 : les broyeur de documents appartenant à cette classe, sont ceux qui offrent une protection normale à l’endroit des documents privés et/ ou internes qui présenteraient un risque pour le particulier (usurpation de titre ou d’identité), ou qui auraient une incidence négative sur l’image de l’entreprise, s’ils venaient à être divulgués. Ici, vous retrouverez notamment trois niveaux de sécurité : le niveau de sécurité P1 pour les bandelettes inférieures à 12 mm, le niveau de sécurité P2 pour celles de moins de 6 mm et enfin, le niveau de sécurité P3 pour les bandelettes de moins de 2 mm ou des particules inférieures à 320 mm2.
- La classe 2 : les effilocheuses de cette classe sont celles qui garantissent un niveau de protection élevée aux documents confidentiels susceptibles d’enfreindre ou d’impacter considérablement les obligations légales d’une entreprise, ou qui risquent de compromettre la situation sociale et économique d’une personne, en cas de divulgation. Leur niveau de sécurité est deux types : le niveau de sécurité P4 pour les particules d’une largeur de moins de 160 mm2 et qui sont inférieures à 6 mm, et le niveau de sécurité P5 pour les particules de moins de 2 mm et de largeur inférieure à 30 mm2.
- La classe 3 : avec un niveau de protection très élevé, les appareils de cette classe sont conçus pour la protection des documents top secrets et confidentiels qui en cas de divulgation, risquent de mettre en mal d’une part, l’existence d’un gouvernement, d’une société ou d’une entité ; et d’autre part, la vie, la santé, la liberté ou la sécurité d’un particulier. Les niveaux de sécurité que l’on retrouve ici sont les suivants : le niveau de sécurité P6 pour les particules de moins de 1 mm et d’une largeur inférieure à 1O mm2, et le niveau de sécurité P7 pour celles qui sont inférieures à 1 mm avec une largeur de moins de 5 mm2.
Quid à présent du mode de fonctionnement d’un destructeur papier ?
Comment fonctionnent les destructeurs de papier ?
Parmi la large gamme de matériels de bureau que l’on retrouve sur le marché, il y a les destructeur de documents. Ceux-ci sont disponibles sous plusieurs modèles différents, chaque modèle correspondant en particulier, à une catégorie d’utilisateur bien déterminé : individu, entreprise (ce qui conviendra par exemple le mieux à celle-ci, c’est un destructeur de documents professionnel), organisation gouvernementale, etc.
Selon la fréquence d’utilisation, la nature de la coupe, du volume de documents à lacérer chaque jour, ou encore de la taille de l’entreprise, il sera question en général d’opter pour une broyeuse à papier qui répond parfaitement à vos besoins et attentes.
Peu importe toutefois le modèle ou la marque choisi, tous ces appareils marchent et fonctionnent de la même manière. Pour débuter la mise en pièce d’un document quelconque, vous mettez préalablement en marche votre déchiqueteuse en appuyant sur le bouton allumage clairement visible, ensuite vous insérez progressivement chaque feuille ou page du dit document dans la fente de votre machine. Cette dernière est équipée de cylindres qui se chargeront alors de les découper ou de les réduire en petits morceaux puis de les ressortir sous formes de particules ou bandelettes à partir d’un bac de récupération situé au-dessous de la broyeuse.
Bien que la manipulation de ces appareils soit assez facile, il est important de tout de même de le faire avec beaucoup de soins et de précautions. Ainsi, pour prévenir et éviter des risques éventuels d’accident ou de blessures, la manipulation de votre destructeur de papier doit se faire dans le respect strict et scrupuleux des précautions liées à son usage.
Aussi, sachez qu’il est indispensable pour assurer la pérennité de votre machine, de bien en prendre soin. Cela suppose en d’autres termes, que vous devez veiller à l’entretenir régulièrement. Vous devez d’autant plus le faire, que cela la rendra non seulement encore plus performante, mais prolongera davantage son cycle de vie.
Les différentes composantes ou pièces des destructeurs de papier
Votre destructeur papier est équipé de plusieurs pièces pour lui assurer un fonctionnement optimal :
L’Automatic Feeder
C’est un chargeur automatique de documents qui est situé au-dessus de la déchiqueteuse de papier et qui permet de l’alimenter de manière continue sans qu’aucune intervention extérieure ne soit nécessaire (en particulier celle de l’utilisateur). Grâce ce dispositif, vous n’aurez pas besoin d’attendre devant votre appareil pour voir si les documents se détruisent.
L’arrêt automatique
Grâce à cette fonction, votre machine à détruire s’arrête de façon automatique chaque fois que la corbeille ou le bac est plein, ou lorsque la porte d’accès au sac est ouverte par un utilisateur. Le rôle de cette fonction en matière de sécurité apparaît donc incontournable en ce sens.
L’EPC Electronique Power Control
A travers le tableau de bord du destructeur de documents, celui-ci vous donne des renseignements sur la charge de destruction pour que vous puissiez l’optimiser au besoin et éviter des éventuels bourrages.
Le dispositif Automatic Oiler
Celui-ci injecte automatiquement et régulièrement de l’huile dans le bloc de coupe, vous dispensant ainsi de le faire vous-même. De plus, la fonction de lubrification jouée par ce dispositif permet d’allonger la durée de vie de votre broyeuse tout assurant le maintien de ses performances. L’Automatic Oiler est particulièrement important, surtout pour un destructeur de documents coupe croisée qui doit obligatoirement être lubrifié en permanence.
L’Energie Smart
Il s’agit d’un dispositif électronique qui permet d’économiser l’énergie. A ce titre, il veille particulièrement à ce que la consommation de votre machine soit nulle lorsque celle-ci est en mode veille.
Retour automatique-Autoreverse
C’est une fonction indispensable qui permet d’éviter les bourrages durant l’utilisation de la machine. Ainsi, chaque fois que l’utilisateur va insérer beaucoup trop de papiers dans la fente, le destructeur va s’arrêter de façon automatique puis repartir en arrière pour éjecter le surplus de papier.
Le moteur service en continu 24h
Ce dispositif permet d’éviter tout sur-chauffage au cours de l’utilisation de la déchiqueteuse de papier. De même, il indique une motorisation capable d’assurer dans le cadre d’une utilisation normale, le fonctionnement en continu de l’appareil.
Le système Shred Guard
Pour éviter tout risqué d’avarie, ce système se charge d’arrêter automatiquement la broyeuse lorsqu’une pièce en métal ou métallique est présentée dans la fente de chargement. En effet, vous devez savoir que les déchiqueteurs de papier de haute sécurité ont tendance à découper les documents en très fines particules et pour cela, ils sont dotés des blocs de coupes ayant une denture également très fine qui du coup, les rends extrêmement sensibles à l’insertion d’une matière autre que du papier.
La Technologie Touch Screen
C’est un tableau tactile dont sont équipées certaines machines à détruire du papier de dernière génération, afin d’offrir un facilité d’usage optimale et une ergonomie ultra-performante.
Le Super Potential Power System
Ce dispositif assure à un cycle de vie exceptionnel et une fiabilité importante à votre destructeur grâce à une fonction de transmission par chaînes et engrenages en acier soigneusement traitée.
Les dimensions moyennes des destructeurs de documents
Face à la panoplie des modèles de destructeurs de papier qui existe sur le marché, il est parfois difficile de déterminer ou d’estimer avec soin, les dimensions de celui dont l’utilisation va correspondre à nos besoins. En général, les broyeuses de documents sont organisées dans les catégories de maison, de l’industrie, de l’organisation, du département, de la haute sécurité et du petit bureau. En pratique, la largeur reste l’élément fondamental qui permet de déterminer la capacité de destruction de votre appareil. Ainsi, plus elle sera grande, plus l’utilisation du volume nécessaire sera élevée.
Parmi les largeurs de déchiqueteuse les plus couramment utilisées aujourd’hui, vous avez :
Les destructeurs de papier de 5 po de large
Destinés principalement à l’usage domestique, ce type de broyeurs est juste assez large pour vous permettre de déchiqueter quelques feuilles de papier pliées en deux ou une enveloppe et dans certains cas, vos cartes de crédits, vos CD et disquettes (c’est le cas par exemple de HSM shredstar MultiShred Paper Shredder). Compacts pour la plus part, ils peuvent parfois s’utiliser sur une table ou un bureau.
Les destructeurs de documents de 9 à 10 po de largeur
Cette largeur correspond à celle que l’on retrouve le plus dans les broyeuses à documents de bureau et les petites broyeuses de bureau. Toutefois, c’est une largeur qui offre juste assez de place pour les opérations de destruction de documents de format légal et de format lettre, des enveloppes et des reçus. Comme exemple de destructeur de papier de cette largeur, vous avez la micro coupe Intelli-Shred IS120.
Les machines à détruire de 16 po à 18 po de large
Les déchiqueteuses de cette largeur peuvent recevoir des documents de format lettre et bien davantage, de plus grands formats informatiques de 11×17 et de 12×18…Aussi, cette largeur permet à l’utilisateur de détruire plusieurs documents en même temps sans courir le risque de bourrage ou craindre qu’un papier ne se torde pendant l’opération. C’est en guise d’illusration, de la déchiqueteuse de papier extra-robuste Destroyit 4002.
Les broyeuses de 20 et plus de large
Cette largeur est celle que l’on utilise le plus souvent pour les déchiqueteurs commerciaux et industriels. Ceux-ci sont alors fabriqués pour être en mesure de râper ou de réduire en fines particules n’importe quel document : papier, papier froissé, livres, affiches, magazines, etc. La déchiqueteuse Intimus S16.50 en est un exemple parfait.
Vous l’aurez donc compris, il est très important de bien connaître à l’avance, les caractéristiques
Les caractéristiques des broyeuses à papier
Les broyeuses à papier présentent de nombreuses caractéristiques tant au niveau de leur conception que de leur fonctionnement :
La capacité de passage en nombre de feuilles A4
C’est une caractéristique indispensable des destructeurs de documents. C’est elle qui indique notamment le nombre de feuilles que vous pouvez introduire simultanément dans votre broyeur document. Bien que le papier majoritairement utilisé soit de 80g, la majorité des fabricants calculent malheureusement cette capacité à partir des feuilles de 70g. Du coup, l’utilisateur doit nécessairement faire une réduction de 15 à 20% à partir de donnée 70g pour obtenir une capacité de 80g.
D’un autre côté, cette capacité peut varier selon la lubrification du bloc de coupe, des variations de tension du secteur, mais surtout en fonction de la qualité du papier.
La largeur d’introduction
Correspondant à la taille d’ouverture du bloc de coupe, c’est elle qui détermine en réalité la largeur maximum des papiers qui vous pouvez insérer dans votre broyeuse sans pliage.
Le bloc de coupe
Formé de couteaux en acier au carbone trempé, le bloc de coupe est le système qui assure la découpe du papier. Il est en quelque sorte le cœur de votre appareil, raison pour laquelle il doit être de très bonne qualité. En effet, avec un bloc de coupe d’excellente qualité, ce sont la longévité et les performances de votre destructeur qui s’en trouveront renforcées.
Vous trouverez certains appareils qui sont assortis de deux blocs de coupe et ce, pour séparer le papier des cartes de crédit et des DVD/CD. Du fait de son exposition à de fortes contraintes mécaniques au cours de sa vie, le bloc de coupe doit nécessairement être lubrifié en permanence, surtout en ce concerne les machines en coupe croisées.
La puissance du moteur
C’est une donnée indicative exprimée en watt qui vous donne une idée quant à la puissance et le niveau de performance pouvant être atteint par votre appareil. Toutefois, il y a d’autres caractéristiques qui jouent également un rôle déterminant dans la performance de votre lacéreuse : qualité des matériaux, démultiplication, qualité de la transmission, qualité et optimisation du bloc de coupe, etc.
La capacité de la corbeille
C’est la teneur en litre du réceptacle des déchets. La fréquence de changement du sac à déchets va donc largement dépendre de cette capacité. En effet, cela impliquera des changements à répétition et donc une perte de temps si le bac de votre déchiqueteuse papier est trop petit. Les broyeurs avec deux blocs de coupe comportent généralement deux réceptacles.
Le degré de sécurité
Avec l’aide de la norme 66 399 DIN, celui précise le niveau de sécurité qu’offre votre effilocheuse. Cette caractéristique est fondamentale dans le choix de votre machine car, c’est elle qui vous permet de faire une évaluation appropriée du modèle en rapport avec le niveau de sécurité désiré et la nature du document qui sera détruit.
La vitesse de coupe
Cette caractéristique renvoie à la vitesse avec laquelle le bloc de coupe détruit les documents. La vitesse de coupe est indiquée en mètres/minute. Elle forme avec la largeur du bloc de coupe et la capacité de passage des papiers, l’un des indicateurs du niveau de productivité de votre destructeur.
Le niveau sonore
Il renseigne sur le niveau de bruit émis par la déchiqueteuse. Le niveau sonore en charge est toujours supérieur au niveau sonore à vide. Ce niveau est souvent indiqué en décibels.
La taille de coupe
Celle-ci précise en mm, les dimensions des particules ou bandes issues de la découpe des documents.
Le prix moyen des broyeuses de documents
Le déchiqueteur de papier constitue de loin, la solution adéquate pour détruire et rendre illisibles tous vos documents, que ce soit ceux utilisés dans le cadre de l’entreprise ou ceux utilisés à des fins plus personnelles.
Cependant, en ce qui concerne le prix d’achat destructeur de documents, il faut souligner que celui-ci varie généralement en fonction d’un certain nombre de critères tels, le type de documents que peut détruire la machine, la capacité du bac à déchets, la rapidité d’exécution, le niveau de sécurité, le bruit émis, le type de coupe (croisée ou droite), et bien d’autres critères de performance encore, etc. En ce sens, vous observerez sur le marché des prix qui vont d’une dizaine d’euros à plusieurs milliers d’euros. Très souvent, plus le niveau de sécurité sera élevé, plus le prix broyeur papier sera important.
Voici quelques indications à propos du prix moyen de votre destructeur papier en fonction des 5 catégories que l’on retrouve sur le marché:
Broyeuse de bureau manuelle
A ce niveau, vous pouvez obtenir un destructeur de documents pas cher à prix moyen qui varie de 10 à 20 euros pour une machine qui fonctionne avec une manivelle.
Destructeur de documents pour petit bureau
Ici, les prix dépendent généralement des modèles et des caractéristiques techniques. Mais vous pouvez surfer sur un prix moyen compris entre 100 (machine de DIN 1 ou 2) et 350 euros (modèle de DIN 3 à 5).
Destructeur de papier pour bureau moyen
Ce type de modèle permet très souvent d’avoir un niveau d’utilisation individuelle assez intense. En effet, vous pouvez détruire jusqu’à 150 feuilles par jour avec ce type de machine. Leur prix moyen oscille entre 250 euros et 1200 euros (notamment pour les modèles de DIN 5).
Destructeur de documents pour grand bureau
Ce modèle permet un usage intensif par plusieurs utilisateurs. Il coûte un peu cher et son prix moyen en fonction des modèles de ce genre est compris entre 500 et 2000 euros.
Broyeuse de bureau partagé
Bien que son prix soit particulièrement élevé, celle-ci permet une utilisation très intensive. C’est un vrai investissement mais qui en vaut la peine pour l’entreprise. Son prix moyen va de 800 euros à 4000 euros selon le niveau de la norme DIN et la capacité du réceptacle.
Avantages et inconvénients des destructeurs de papier
L’utilité et l’importance des destructeurs de documents ne sont à démontrer tant pour les entreprises que pour les particuliers. Mais au-delà des avantages qu’ils présentent pour ces derniers, ces machines comportent tout de même quelques inconvénients.
Avantages
- Solution optimale pour se débarrasser d’une grande quantité de documents en très peu de temps.
- Simplicité et facilité garanties au niveau de la manipulation et de l’entretien. Tout le monde peut s’en servir sans grande difficulté.
- Protection des données sensibles et confidentielles de l’entreprise. En effet, en réduisant en bouillie les documents, ces machines empêchent ainsi toute fuite possible de ces données.
- Protection des particuliers contre les risques d’usurpation d’identité qui est un délit devenu malheureusement très fréquent de nos jours. Grâce aux déchiqueteuses, l’utilisateur peut ainsi se débarrasser en toute sécurité de toutes ses pièces personnelles devenues invalides…
- Contrairement à la majorité des machines électroniques qui font trop de bruit, bon nombre de destructeurs de papier sont quasiment silencieux, toute chose qui rend par ailleurs plus agréable leur utilisation.
- Ils peuvent détruire plusieurs types de documents (certains modèles en tout cas): papier, clés USB, disques durs, cartes de crédit, CD, DVD…
- Rapidité et efficacité garanties en rapport avec la destruction des documents.
- Grâce à leur niveau de sécurité élevé, certains modèles permettent une destruction des documents en très fine particules difficilement réconstituables voire impossible à reconstituer.
- Les broyeurs de documents contribuent en outre à la protection de l’environnement en diminuant le nombre de déchets à recycler.
- Les modèles dont disponibles en plusieurs tailles, versions et ils offrent tout aussi plusieurs niveaux de sécurité et différents types de coupe…
Inconvénients
- Les broyeuses qui ont un niveau de sécurité bas n’offrent malheureusement pas de garanties suffisantes quant à la protection des documents sensibles et confidentiels. En effet, celles-ci découpent les documents en larges bandelettes, ce qui rend leur reconstitution possible après la destruction. Il en est ainsi généralement des machines ayant un niveau de sécurité P1 ou P2…
- Les destructeurs de papier consomment beaucoup d’énergie. Sur e point, il faut reconnaître qu’ils ne sont pas très différents des machines électroniques. Votre facture d’électricité sera particulièrement salée à la fin du mois si vous vous en servez régulièrement tous les jours et tout au long de la journée. Toutefois, certains modèles sont dotés d’une fonction d’arrêt automatique qui leur permet de s’éteindre en cas de non utilisation. Ceux-ci vous offrent ainsi une solution économique relativement à cet aspect…
En quoi est-ce si important d’utiliser un broyeur papier?
On a tendance à sous-estimer l’utilité et la valeur des effilocheuses de papier. Or, tous ces documents qui ne nous ne servent plus et que l’on jette ici et là, comme ça, comportent très souvent des informations plus ou moins importantes et sensibles sur nous. En réalité, se doter d’un broyeur à papier, c’est nous assurer en toute quiétude, notre protection contre toute intrusion dans notre vie personnelle et professionnelle, ainsi que celle de nos proches.
Lorsque vous jetez par exemple des documents à la poubelle, vous n’y avez plus aucun contrôle et ils sont désormais à la portée de tout le monde qui peut y accéder facilement et lire des informations parfois déstabilisantes vous concernant. Ceci dit, vous n’avez sans doute pas envie de partager vos données personnelles n’importe comment, et encore moins celles de vos clients qui vous font confiance en mettant une partie de leur business entre vos mains.
L’on a beaucoup de mal à s’imaginer par exemple un avocat, un comptable ou un fiscaliste sans déchiqueteur de papier, tant le secret professionnel est essentiel voire crucial dans tous ces métiers. Il en va de même des activités autour desquelles les jeux de concurrence et de pouvoir sont assez rudes. Au final, les machines à détruire joue également un rôle capital dans la protection de votre vie privée et des informations personnelles en rapport avec votre clientèle en entreprise dans la mesure où elles vous permettent de mettre hors d’état de nuire tout document susceptible de vous porter préjudice.
Comment choisir la meilleure déchiqueteuse papier en fonction de vos besoins?
Pour réussir l’achat de votre effilocheuse, il est indispensable que vous vous posiez les bonnes questions afin de définir clairement les critères importants qui vous faciliteront la tâche en ce sens. Alors comment choisir un destructeur de documents ? Voici 6 critères déterminants qui vous aideront à trouver le meilleur destructeur de documents :
Le niveau de sécurité
C’est le premier critère que vous devez définir en rapport avec votre broyeur papier. C’est le niveau de sécurité qui déterminera en effet, le type de machine qui va correspondre à vos attentes. Cela dit, vos besoins de confidentialité seront probablement différents en fonction de la nature de votre activité (laboratoire d’analyse médicale, cabinet de consulting, comptabilité, etc.) et du type de documents que vous êtes appelés à manipuler (documents sur les personnes, documents ultra confidentiels, données sensibles sur votre entreprise…).
Comme cela a été mentionné plus haut, il existe 7 niveaux de sécurité selon la norme DIN 66 399, et plus on évolue dans la chaîne, plus la déchiqueteuse qu’on choisira sera plus performante et offrira plus de garantie de protection.
Le type de coupe
Là encore, le niveau de protection sera décisif dans le choix du type de coupe de votre broyeuse à papier. C’est ce dernier qui déterminera notamment la taille de destruction de vos documents (plus ceux-ci seront confidentiels, plus vous aurez besoin d’une coupe qui les réduits en très fines particules).
On distingue d’une part la coupe droite ou fibre, que l’on retrouve beaucoup plus dans les destructeurs de documents de niveau de sécurité P-1 et P-2. Ce type de modèle réduit les documents en larges bandes de différentes tailles en fonction du choix opéré. Et d’autre part, la coupe croisée qui est davantage l’apanage des déchiqueteuses offrant un niveau de sécurité P-3 et plus. Celle permet une destruction verticale et horizontale des documents en particules très fines.
Le type de documents
Le choix de votre destructeur de papier doit également reposer sur le type de documents que vous souhaitez détruire. A ce propos justement, il existe plusieurs types de broyeuses : broyeuses de clés USB ou de disques durs, broyeuses de cartes de crédit ou de papier, broyeuses de disquettes (CD/DVD)…Parmi cette gamme, vous trouverez même certains qui sont capables de détruire plusieurs supports différents. C’est le cas par exemple de la déchiqueteuse FELLOWES 99Ci 3,9 × 38 mm.
Le nombre d’utilisateurs
Bien évidemment, avant de faire votre choix, il vous faudra de même définir en amont le nombre d’utilisateurs de votre appareil. C’est très important de savoir en avance combien de personnes auront à utiliser le destructeur de papier au quotidien. Par exemple, un déchiqueteur de papier individuel fera amplement l’affaire pour une utilisation par 1 à 3 personnes. Par contre, pour un usage par 4 à 10 personnes, ce qu’il vous faudra c’est un déchiqueteur de bureau. A plus de 10 utilisateurs, une broyeuses à papier partagée est celle qui fera l’affaire pour une utilisation intensive quotidienne.
La capacité de destruction
Celle-ci renvoi au nombre de papiers que votre destructeur de documents peut détruire de façon simultanée. Pour ceux qui ont besoin de se débarrasser des dossiers des archives ou de beaucoup de paperasses, c’est un critère important qu’il ne faudra surtout pas négliger.
Les destructeurs de documents classiques vous garantissent généralement une capacité de destruction allant de 1 à 10 feuilles A4 70 g/m2 à 91 feuilles A4 70 g/m2. Quant aux destructeurs de documents automatiques, ils peuvent détruire jusqu’à 150 à 500 feuilles simultanément au cours d’une journée en fonction du modèle choisi.
Le cycle de fonctionnement
Sa définition se fera en fonction de la durée d’utilisation de votre déchiqueteur de documents. On distingue les modèles à cycle continu et ceux à cycle minuté. Dans le premier cas, vous avez des broyeuses qui sont capables de détruire vos documents en continu durant toute la journée. Celles sont plus indiquées pour les besoins d’utilisation intensive et la destruction à grand volume, donc pour les entreprises.
Quant au second cas, il s’agit des effilocheuses ayant une durée de fonctionnement bien définie. Cette durée peut aller de 3 minutes à 30 minutes voire 45 minutes. Lorsque cette limite de temps est atteinte, ce type d’appareil va donc s’arrêter pour se refroidir préalablement pendant une certaine période qui peut durer jusqu’à 1 h avant d’être capable de fonctionner à nouveau. Elles ne constituent pas vraiment la solution idéale pour les entreprises particulièrement en termes de gain de temps.
Une fois que vous avez soigneusement défini ces différents critères, tout ce qu’il vous restera à faire, c’est de vous appuyer sur un comparatif destructeur de documents en ligne (afin d’identifier les différentes solutions qui s’offrent à vous en fonction de vos besoins, de vos attentes et bien évidemment, de vos ressources financières) pour opérer un choix définitif.
Comment entretenir un broyeur de documents ?
Un destructeur de papier tout neuf fraîchement sorti de la boîte fonctionne de façon impeccable. Afin de le préserver dans cet état, vous devez nécessairement l’entretenir régulièrement.
En général, cet entretien est assez simple. Le plus important à ce niveau sera de veiller au respect strict des caractéristiques de votre machine et de prendre connaissance des conseils d’utilisation mis à votre disposition par le fabricant.
L’huilage des cylindres de destruction
Pour maintenir votre machine à détruire en bonne état, il vous suffira essentiellement d’huiler les lames de coupe. Pour cela, vous devez utiliser une huile de déchiquetage officielle mise sur le marché par le fabricant ou la marque même de votre appareil.
Le fait d’huiler votre destructeur de papier de temps en temps vous permettra d’assurer le bon fonctionnement des lames de coupe et de les maintenir parfaitement aiguisées durant une longue période. En général, cette huile vient dans des feuilles pré-huilées ou dans de petites bouteilles et avant de les utiliser, vous devez lire et appliquer telles quelles, les instructions du manuel.
En principe, il est conseillé d’huiler les lames de coupe chaque fois que le bac à déchets de votre machine est plein ou alors, à la suite d’une opération intensive de destruction de documents. Il existe cependant certains destructeurs de papier dotés d’une « fonctionnalité auto-huile » qui leur permet de s’occuper tout seul du processus d’huilage. Si vous utilisez ce type de matériel, tout ce qu’il vous faudra faire, c’est de vous assurer à chaque fois qu’il y ait assez d’huile dans votre broyeuse.
Le respect strict des préconisations d’utilisation
Toutes les déchiqueteuses de documents ne fonctionnement pas de la même manière. Il y a certains modèles qui sont plus performants que les autres et donc, qu’ils n’auront pas les mêmes cycles de fonctionnement. Pour maintenir votre effilocheuse en parfait état, vous devez particulièrement tenir compte de ce préalable lors de chaque utilisation.
Aussi, si votre machine ne peut détruire que 10 feuilles en même temps, évitez par impatience d’y introduire plus de papiers que la limite recommandée. Cela pourra en effet causer des bourrages et conséquemment des pannes qui vous feront perdre de l’argent.
L’entretien des cellules photoélectriques
On les retrouve sur la plus part des broyeuses de documents, notamment au niveau de la fente de votre machine. Les cellules photoélectriques assurent la détection des feuilles dans l’optique de démarrer leur destruction. Elles permettent en outre de réduire les risques d’accidents et d’économiser l’énergie. Très indispensables pour la performance de votre appareil, vous devez veiller à les nettoyer très souvent avec un coton tige car, après un certain temps d’utilisation, elles sont généralement couvertes de poussières et ne parviennent plus à détecter les papiers.
Le vidage de la corbeille
Toutes les déchiqueteuses de papier sont équipées d’un réceptacle ou bac ou corbeille qui assure la réception des documents sous forme de déchets une fois le processus de destruction achevé. C’est très important de vider la corbeille de votre machine à temps, notamment dès qu’elle est pleine.
En effet, en continuant d’utiliser votre machine avec un bac à déchets plein, ceux-ci risquent de remonter vers les cylindres de destruction et de causer des bourrages de papier susceptibles d’abîmer votre destructeur.
Quelques conseils concernant l’utilisation des destructeurs de papier
Pour une utilisation optimale et sur la durée de votre destructeur de documents, nous vous conseillons:
- de bien respecter les consignes fournies par le fabricant et qui figurent dans le manuel
- d’utilisation de votre machine ;
- de ne pas l’utiliser à plus de 80 % de ses capacités maximum ;
- d’assurer sa maintenance et son entretien de façon régulière ;
- de respecter les conditions d’usage relatives au niveau de sécurité de votre appareil ;
- d’éviter d’introduire un nombre plus important de papiers que celui recommandé, dans la fente de votre broyeuse lors des opérations de destruction, etc.